ChatGPT Work ohne IT: 10 Use Cases, die Ihren Arbeitsalltag noch heute erleichtern
Autor: Patrick Wunsch
Senior Marketing Manager & KI-Beauftragter
Das neue ChatGPT Work kann nicht nur auf Fragen antworten, sondern – wie der Name schon vermuten lässt – eigenständig arbeiten. Dieser Artikel zeigt eine Reihe von Anwendungsfällen, die sich schnell und einfach umsetzen lassen.
Oft diskutiert man im Unternehmen über KI, als müsse zwangsläufig zuerst ein bereichsübergreifendes, monatelanges Projekt aufgesetzt werden. Wenn es um große Transformationen des Unternehmens geht, trifft das natürlich zu. Es ist aber nicht der einzige mögliche Einstieg in KI-optimierte Arbeitsabläufe.
Arbeitsschritten: Informationen zusammentragen, Daten vergleichen oder aktualisieren, einen ersten Textentwurf erstellen. Komplexität erwächst aus der Kombination dieser Schritte, doch jeder für sich lässt sich meist auf die gleiche Weise erledigen.
Hier setzt ChatGPT Work an.
Der neue Arbeitsmodus des OpenAI-Systems ist für Aufgaben gedacht, die mehrere Quellen oder Methoden (also sogenannte Tools oder Skills) benötigen und am Ende nicht nur eine Antwort, sondern ein „digital greifbares“ Ergebnis liefern: ein Dokument, eine Tabelle, eine Präsentation – manchmal sogar eine Website oder eine App.
Während der Bearbeitung kann der Nutzer den Fortschritt verfolgen, Zusatzinformationen liefern, Korrekturen am Arbeitsauftrag vornehmen und/oder Aktionen freigeben.
ChatGPT Work funktioniert am besten, wenn Sie die App auf Ihrem Computer installieren. Das muss wahrscheinlich noch ein Kollege aus der IT für Sie erledigen. Danach können Sie jedoch viele Aufgaben selbstständig erledigen – oder eben erledigen lassen.
Das bedeutet natürlich nicht, Sicherheitsregeln zu umgehen oder sensible Daten ins KI-System hochzuladen. Die Vorschriften Ihrer Datenschutz- und KI-Richtlinien, anderer Compliance-Anforderungen sowie der KI-Verordnung der Europäischen Union gelten weiterhin. Tatsächlich wäre es ratsam, bei dieser Gelegenheit noch einmal genau zu prüfen, was erlaubt ist und was nicht.
Aber: Sie können – je nachdem, wie weit Ihr Unternehmen in puncto KI bereits gekommen ist – wahrscheinlich zu einem der ersten Mitarbeiter werden, die persönliche agentische KI einsetzen. Und von einem deutlichen Effizienzgewinn profitieren.
In diesem Whitepaper zeigen wir Ihnen genau, wie das geht.
Was ist ChatGPT Work?
Bevor wir mit den Use Cases starten, sollten wir eine Frage noch genauer klären: Was ist das eigentlich, dieses ChatGPT Work, und worin besteht der große Vorteil?
ChatGPT Work ist, wie gesagt, ein Arbeitsmodus in ChatGPT. Dieser eignet sich vor allem für längere, mehrstufige Aufgaben. Im bekannten Chatmodus – dem „Chat“ in „ChatGPT“ – besteht der Output meist in einer einzelnen Antwort auf den Nutzer-Input. In ChatGPT Work können Sie komplexe und/oder langwierige Arbeit an das KI-System delegieren. Sie erwarten nicht innerhalb von Sekunden einen Text zurück, sondern dass im Hintergrund Prozesse ausgeführt werden und das System nach einiger Zeit meldet: „Ich bin fertig! Schau dir an, was ich erstellt habe.“
Um ein vorgegebenes Ziel zu erreichen, kann ChatGPT verschiedene Quellen nutzen und verschiedene Tools und Skills einsetzen, je nachdem, wie Sie es konfiguriert haben. Sie können Plattformen und Apps verknüpfen und Zugriffsrechte festlegen, um ChatGPT bestimmte Daten bereitzustellen, beispielsweise …
- Dateien aus Ihrem Cloudspeicher,
- Notizen aus Ihrem Workspace oder
- To-dos aus Ihrem Aufgabenmanagement-System.
Während der Input weiterhin ein simpler Text sein darf – ein Prompt –, kann ChatGPT Work das Ergebnis in den verschiedensten Formaten liefern.
Die Möglichkeiten sind allerdings nicht überall identisch. Sie hängen von Tarif, Region, Rollout, Gerät, Einstellungen und Plugins ab. Im Unternehmenskontext kann es zusätzliche Einschränkungen geben. Wir haben versucht, in diesem Artikel auf Funktionen einzugehen, die sehr wahrscheinlich jedem Nutzer zur Verfügung stehen, der bereit ist, für einen Premium-Tarif von ChatGPT zu zahlen. Manches könnte jedoch sogar im kostenlosen Tarif möglich sein oder in Zukunft möglich werden.
Warum Personal Agentic AI so praktisch ist
Die agentische künstliche Intelligenz deckt eine breite Palette von Anwendungsbereichen ab. Theoretisch kann sie alle Aufgaben übernehmen, die sich mit Maus und Tastatur erledigen lassen (und dabei keine schnellen Reaktionen erfordern). Hinzu kommen gewisse visuelle Fähigkeiten, die teilweise besser (zugegeben: teilweise auch schlechter) funktionieren als das menschliche Auge.
Der eigentliche Vorteil von ChatGPT Work liegt jedoch nicht unbedingt darin, dass dadurch völlig neue Arten von Aufgaben erledigt werden könnten. Am interessantesten ist etwas anderes, nämlich dass viele Aufgaben, die bisher zu unscheinbar für ein aufwändiges Automatisierungsprojekt waren, sich nun doch automatisieren lassen. Eben mittels Personal Agentic AI, wie ChatGPT Work sie für jeden Nutzer so einfach wie nie verfügbar macht.
Das birgt das Potenzial, Ihren Arbeitsalltag sofort spürbar zu verändern.
Wenn Sie ChatGPT wie bisher bitten, eine E-Mail freundlicher zu formulieren, nutzen Sie KI als Werkzeug oder als Gesprächspartner – je nachdem, welches Bild Ihnen besser gefällt. Im Chat-Modus geht es dabei meist um die direkte Antwort auf einen Prompt.
Wenn Sie ChatGPT Work hingegen den Auftrag erteilen, Zahlen aus drei Excel-Dateien zusammenzuführen, mit Werten des Vormonats zu vergleichen, die in einem Online-Dashboard zu finden sind, und daraus eine Präsentation für das nächste Meeting zu erstellen, delegieren Sie einen kleinen Arbeitsprozess. In einem gewissen Rahmen haben Sie also einen neuen Kollegen an der Seite, der in Ihrem Auftrag tätig wird.
Der Unterschied zwischen „Chat“ und „Work“ mag in den Augen vieler Nutzer zunächst unspektakulär wirken. Im Arbeitsalltag kann er jedoch eine erhebliche Erleichterung darstellen, wenn sich dadurch eine Vielzahl von Prozessen automatisieren lässt. Die Zeit- und Stressersparnis summiert sich.
Wie oben beschrieben, besteht Wissensarbeit erstaunlich oft aus einer Kette einfacher Tätigkeiten:
- Informationen suchen
- Dateien öffnen
- Zahlen übertragen
- Daten vergleichen
- Texte formulieren
- Dateien speichern
- Dateien per E-Mail versenden
- Dateien in die Cloud hochladen
Jeder dieser Schritte ist schnell abgehakt. Trotzdem können aus fünf Minuten hier, zehn Minuten dort schnell mehrere Stunden pro Woche werden, die Sie dank ChatGPT Work sparen – und in Projekte investieren können, die wichtiger und/oder kreativer sind.
In der Vergangenheit lohnte es sich häufig nicht, solche Abläufe zu automatisieren. Man musste Schnittstellen einrichten, die IT-Abteilung um Erlaubnis und Unterstützung bitten, vielleicht sogar eigenen Code schreiben – viel mehr Aufwand, als die Aufgabe einfach selbst zu erledigen.
Genau das ändert sich jetzt.
Sie müssen nicht mehr für jeden Prozess eine eigene Automatisierung bauen. Stattdessen beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis in natürlicher Sprache und lassen ChatGPT selbst einen geeigneten Weg dorthin finden.
ChatGPT Work ist damit besonders für drei Arten von Aufgaben interessant.
1. Seltene Aufgaben
Eine klassische Automatisierung lohnt sich besonders bei Prozessen, die jeden Tag oder zumindest jede Woche identisch ablaufen. ChatGPT Work kann auch bei Aufgaben helfen, die nur ab und zu mal anfallen – oder einmalig. Niemand muss dafür einen dauerhaften Workflow programmieren.
2. Variable Aufgaben
Viele Tätigkeiten folgen zwar einem groben Muster, sehen im Detail aber jedes Mal ein wenig anders aus. Mal sind Dateien anders benannt, mal kommen zusätzliche Informationen hinzu, mal soll das Ergebnis ein anderes Format haben. Solche Abweichungen machen viele starre Automatisierungen unbrauchbar oder unpraktisch. Ein KI-System hat damit keine Probleme.
3. Individuelle Aufgaben
In praktisch jedem Unternehmen existieren Dutzende Mini-Prozesse, die nur einzelne Personen betreffen: die To-do-Liste pflegen, Dateien sortieren, Take-aways aus Meetings verarbeiten, Bilder für die Website anpassen, ein Reporting aktualisieren. Für die zentrale IT haben solche Aufgaben verständlicherweise keine Priorität. Mit ChatGPT Work lässt sich hier trotzdem viel Zeit sparen.
10 einfache Use Cases für ChatGPT Work
Die folgenden Beispiele sind so gewählt, dass sie sich 1) ohne Weiteres umsetzen lassen, 2) als risikoarm gelten und 3) für möglichst viele Menschen eine deutliche Arbeitserleichterung darstellen.
Welche davon bei Ihnen tatsächlich sowohl verfügbar als auch erlaubt sind, hängt von Ihrem Tarif, Ihren Zugriffsrechten, den verbundenen Datenquellen und den Richtlinien Ihres Unternehmens ab.
Das Grundprinzip bleibt jedoch immer gleich: Sie definieren das gewünschte Ergebnis, ChatGPT plant alle notwendigen Schritte und setzt diese – je nach Freigabemodus – mehr oder weniger selbstständig um.
Hier kommen die 10 Use Cases, die Sie ausprobieren sollten.
Informationen in Ihrem Cloud-Archiv wiederfinden
Je länger ein Cloudspeicher – etwa OneDrive, Google Drive, Dropbox, Proton Drive, kDrive – genutzt wird, desto mehr Dateien sammeln sich in der Regel an. Viele dieser Dateien sind nicht optimal benannt, befinden sich in den falschen Ordnern oder wurden irgendwann einmal in ein mittlerweile umfangreiches Archiv verschoben.
Dadurch wird es immer schwieriger, bestimmte Informationen wiederzufinden. Man erinnert sich vielleicht noch daran, dass eine Zahl in einer Präsentation vorkam oder ein Projekt in einem Meetingprotokoll besprochen wurde – aber wie hieß die Datei denn bloß? Wann ungefähr wurde sie erstellt? Wo könnte man sie, als sie nicht mehr aktuell war, einsortiert haben?
Wenn ChatGPT Work Zugriff auf Ihren Cloudspeicher hat, können Sie die KI auf die Suche schicken. Statt selbst das Archiv zu durchsuchen und alle Dateien mit vielversprechenden Namen zu öffnen und wieder zu schließen, beschreiben Sie in einem Prompt, was Sie brauchen, etwa so:
Such in meinem Google Drive nach Unterlagen zum Relaunch unseres Onlineshops im Jahr 2023. Ich möchte wissen, welches Budget ursprünglich für externe Dienstleister vorgesehen war und welche Agenturen damals zur Auswahl standen. Berücksichtige Präsentationen, Meetingnotizen und Kalkulationen. Nenne mir für jede Information die Datei, aus der sie stammt, und verlinke diese. Wenn sich Angaben widersprechen, weise mich darauf hin.
Praktisch ist das vor allem dann, wenn Ordner- oder Dateinamen wenig aussagekräftig sind, sodass sie bei einer manuellen Suche leicht übergangen werden. ChatGPT ist das egal: Es wird auch zunächst irrelevant erscheinende Dokumente öffnen und den Inhalt mit unverminderter Sorgfalt prüfen. So wird aus einem über Jahre gewachsenen Dateiarchiv mit tausenden Kurznotizen eine brauchbare Wissensquelle, in der nichts mehr untergeht.
Dateien oder E-Mails sortieren und sinnvoll benennen
Ein relativ unspektakulärer, aber nützlicher Anwendungsfall für ChatGPT Work sind digitale Aufräumarbeiten.
Fast jeder kennt Ordner mit Dateinamen wie „Entwurf_final_FINAL_v2_neu.pdf“, „Scan_0042.pdf“ oder „IMG_6786.jpg“. Ähnlich sieht es oft im E-Mail-Postfach aus: Newsletter, Rechnungen, die Korrespondenz mit Partnern und interne Abstimmungen liegen einfach im Posteingang, der mittlerweile bis ins letzte Jahr zurückreicht.
Wenn ChatGPT Zugriff auf Dateisystem und Postfach hat, können Sie das Aufräumen der KI überlassen und die gewünschte Sortierung in natürlicher Sprache beschreiben.
Zum Beispiel:
Gehe die Dateien im Ordner „Archiv 2025“ durch. Finde heraus, worum es sich jeweils handelt. Benenne die Dateien nach dem Schema „YYYY-MM-DD [Projekt] - [Inhalt in maximal 3 Wörtern].pdf„ um. Lass Dateien, bei denen du dir nicht 100%ig sicher bist, unverändert, verschiebe sie aber in einen Unterordner mit dem Namen „Zu prüfen“.
Das ist ein gutes Beispiel für eine Aufgabe, bei der klassische Automatisierung schnell an ihre Grenzen stößt. Ein Skript kann Dateien sortieren, wenn die Benennung bereits einer festgelegten Struktur folgt. ChatGPT Work kann einen Schritt vorher ansetzen: Es kann den Inhalt eines Dokuments analysieren, um einen passenden Dateinamen zu finden, und die Datei anschließend verschieben.
Dasselbe Prinzip lässt sich auf E-Mails übertragen. Denkbar wäre etwa ein simpler Prompt wie dieser:
Suche alle Newsletter im Posteingang und verschiebe sie in den Ordner „Newsletter“.
Aber Achtung: Bei Aufgaben wie dieser sollte die KI zunächst konservativ arbeiten. Sinnvoll ist, in Zweifelsfällen keine Aktion ausführen oder vor größeren Eingriffen zunächst eine Vorschau der geplanten Änderungen erstellen zu lassen.
Darüber hinaus sollten Sie – idealerweise in Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und der IT – klären, inwiefern der KI-Zugriff auf lokale Dateien und E-Mails erlaubt ist beziehungsweise welche technischen Einschränkungen notwendig und möglich sind. Auch wenn Sie lediglich auf Ihren eigenen Explorer und Ihr eigenes Postfach zugreifen, kann es schließlich sein, dass ChatGPT Work sensible Daten zu sehen bekommt.
Wissen und Aufgaben managen
Protokolle in Notion erstellen, Aufgaben in Todoist terminieren: ChatGPT Work kann Informationen nicht nur aus verbundenen Anwendungen abrufen, sondern – entsprechende Zugriffsrechte vorausgesetzt – auch hineinschreiben.
Die Bedienung von Online-Plattformen, die Ihre ganz persönlichen Informationen enthalten, ist ein besonders spannender Use Case für ChatGPT Work. Indem die KI Ihre Notizen sichtet und die relevanten Punkte einliest, lässt sich sehr schnell sehr viel Kontext erzeugen. In den meisten Fällen gilt für KI-Ergebnisse: je mehr Kontext – also Daten –, desto besser.
Wenn Sie es richtig angehen, entsteht durch die Anbindung persönlicher Datenquellen eine Art „Second Brain“, das sich in vielerlei Hinsicht als nützlich erweisen kann.
Angenommen, Sie haben in einem Meeting einige Notizen gemacht, die verschiedenste Themen betreffen. Normalerweise müssten Sie diese noch einmal durchgehen, die wichtigsten Punkte auf den jeweils passenden Notion-Seiten dokumentieren und offene Aufgaben einzeln in Todoist übertragen. Stattdessen könnten Sie aber auch ChatGPT den Auftrag geben, sich darum zu kümmern.
Beispielsweise so:
Lies die Datei „Meeting Produktlaunch 2027-03.docx“. Erstelle in Notion unter „Produktlaunch“ eine neue Seite mit einer Übersicht der wichtigsten Informationen zum Projekt und einer Liste der noch offenen Fragen. Erstelle anschließend für jede eindeutig vereinbarte Maßnahme, die mich betrifft, eine Aufgabe in Todoist.
Natürlich lässt sich das Prinzip auf andere Tools übertragen, wenn Sie Alternativen zu Notion und Todoist verwenden – etwa ClickUp.
Ein letzter Tipp: Wenn Sie gern Ordnung in Ihrem Notion oder Notion-Pendant halten, denken Sie darüber nach, ChatGPT einen Bereich zuzuweisen, wo dessen Output separat von Ihren sorgfältig formulierten und formatierten Notizen gespeichert wird. Nennen Sie die Seite beispielsweise „ChatGPT“ und erlauben Sie der KI, zwar alle Seiten zu lesen, jedoch nur auf der eigenen Seite zu schreiben.
Dashboards mit mehreren Datenquellen erstellen
Dashboards sind praktisch, wo Zahlen regelmäßig aus verschiedenen Quellen zusammengetragen werden – und aus dem gleichen Grunde unpraktisch, nämlich für denjenigen, der das Dashboard aktualisieren muss. Ein Teil der Daten ist in Excel-Tabellen zu finden, ein anderer im Kundenkonto einer SaaS-Plattform, und eine bestimmte Zahl kommt per E-Mail aus einer anderen Abteilung. Das erzeugt regelmäßig viel Arbeit.
ChatGPT Work kann die einzelnen Schritte in einem Prompt abarbeiten. Beispielsweise könnten Sie schreiben:
Erstelle aus den Dateien „Vertrieb August.xlsx“ und „Marketingkosten August.xlsx“ sowie den aktuellen Zahlen im bereits geöffneten Kampagnen-Manager eine Übersicht für August. Format: PDF. Zeige Anzahl Leads, Anzahl Bestellungen, Umsatz, Marketingkosten, ROI. Vergleiche die Werte mit dem Vormonat (die Dateien sind entsprechend benannt) und den Zielwerten aus „Ziele 2026.xlsx“. Verändere die Quelldateien nicht. Wenn etwas unklar ist, bearbeite den Punkt nicht weiter, sondern weise mich darauf hin und frag mich, wie du verfahren sollst.
Interessant wird dieser Anwendungsfall vor allem dann, wenn die Daten nicht vorbereitet sind. Vielleicht heißt dieselbe Kennzahl in zwei Dateien unterschiedlich, ein Export enthält eine KPI nur implizit oder die Werte liegen auf Tages- statt auf Monatsbasis vor. Statt für jede denkbare Abweichung feste Import- und/oder Umrechnungsregeln programmieren zu müssen, beschreiben Sie ChatGPT Work einfach, was Sie wollen.
Morgenbriefing automatisieren
Am meisten Zeit lässt sich natürlich sparen, wenn eine Aufgabe sehr oft erledigt werden muss – zum Beispiel täglich.
Ein typisches Beispiel dafür wäre ein morgendliches Briefing. Statt selbst den E-Mail-Posteingang und eine Reihe von Online-Plattformen und Kommunikationstools nach relevanten Informationen zu durchforsten, können Sie einen Prompt dafür schreiben. Darin legen Sie genau fest, welche Kanäle und Themen berücksichtigt werden sollen, wie aktuell die Informationen sein müssen und wie das Ergebnis aussehen soll.
Ein möglicher Auftrag wäre:
Erstell mir an jedem Werktag um 7 Uhr ein kurzes Morgenbriefing. Berücksichtige Neuigkeiten zu den Unternehmen aus der Datei „Wettbewerber.xlsx„ sowie wichtige Meldungen zu künstlicher Intelligenz im Marketing im Outlook-Ordner “Newsletter“. Nimm nur Entwicklungen auf, die seit dem vorherigen Briefing neu hinzugekommen sind. Fasse jede Meldung in maximal 3 Sätzen zusammen und verlinke die Quelle. Wenn es keine relevante Neuigkeit gibt, schreib das ausdrücklich ins Briefing. Versende das Briefing über Gmail an [Ihre E-Mail-Adresse].
ChatGPT Work wird auf dieser Basis eine „Aufgabe“ erstellen, die von Montag bis Freitag um die gleiche Uhrzeit wiederholt wird. Sie können diese Aufgabe nachträglich noch anpassen, sollten Sie feststellen, dass das Ergebnis nicht gänzlich Ihren Vorstellungen entspricht.
Lange Aufgaben bearbeiten, sogar über Nacht
Manche Aufgaben sind nicht unbedingt kompliziert, nehmen aber viel Zeit in Anspruch. Sehr viel Zeit.
Vielleicht müssen mehrere hundert Dokumente geprüft, zahlreiche Webseiten miteinander verglichen oder Informationen aus einem unternehmensweiten Archiv zusammengetragen werden. Selbst wenn Sie für jeden einzelnen Schritt nur wenige Sekunden benötigen, kann die gesamte Aufgabe Stunden dauern.
Auch solche „Projekte“ sind ein Use Case für ChatGPT Work! Denn das Tool kann nicht nur kurze Automatisierungen umsetzen, sondern auch über einen längeren Zeitraum auf ein bestimmtes Ziel hinarbeiten.
Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie möchten überprüfen, wie Ihre Wettbewerber – und zwar alle! – ihre Produkte positionieren. Ein entsprechender Auftrag könnte lauten:
Geh die Unternehmen aus der Datei „Wettbewerber.xlsx“ nacheinander durch. Besuche jeweils die Unternehmenswebsite und analysiere die Produktseiten. Erfasse Preis, Funktionen, Zielgruppe und die drei zentralen Verkaufsargumente. Speichere die Ergebnisse in einer neuen Excel-Datei.
Eine solche Recherche könnten Sie leicht selbst durchführen. Besonders anspruchsvoll ist sie schließlich nicht. Bei Dutzenden Unternehmen mit jeweils mehreren Produkten wird daraus allerdings eine langwierige Aufgabe, die man – weil sie so wenig kreativ ist – immer wieder aufschiebt.
Nun können Sie ChatGPT Work die Aufgabe übertragen und sich währenddessen einer anderen Aufgabe widmen.
Aber Achtung: Je länger ein Prozess dauert, desto größer ist auch die Gefahr, dass sich ein Fehler einschleicht und durch weitere Arbeitsschritte zieht. Formulieren Sie deshalb möglichst eindeutig, welche Fälle übersprungen werden sollen, wann ChatGPT nachfragen muss und welche Änderungen es keinesfalls selbstständig vornehmen darf.
Außerdem sollten Sie, wo immer es möglich ist, Zwischenergebnisse speichern lassen, damit bei unerwarteten Problemen nicht alle Fortschritte verlorengehen.
Programme auf Ihrem Computer bedienen
ChatGPT Work kann auch Aufgaben ausführen, für die es keine passende Schnittstelle oder Integration gibt – sozusagen im „freien Raum“.
Die meisten PC-Programme sind (noch) nicht darauf ausgelegt, von einem KI-System bedient zu werden, sondern von einem menschlichen Nutzer. Oft kann ChatGPT Work trotzdem helfen. Es kann die Benutzeroberfläche im Prinzip genauso bedienen wie Sie selbst – nämlich mittels Klicks und Tastatureingaben.
Stellen Sie sich beispielsweise vor, Sie erhalten regelmäßig eine Excel-Datei mit neuen Produktdaten und müssen bestimmte Werte in eine zweite Excel-Datei übertragen. Bislang öffnen Sie beide Fenster nebeneinander, suchen den passenden Datensatz heraus, kopieren die Werte in die richtigen Felder und speichern die Änderung.
Das ist eine klar definierte Aufgabe, die sich gut für eine KI-Automatisierung eignet.
Ein möglicher Auftrag an ChatGPT Work könnte lauten:
Öffne die Datei „Neue Produkte [Monat] - Kopie.xlsx„ in deinem Ordner und übertrage die darin enthaltenen Produktnamen, Artikelnummern und Listenpreise in die Datei “Produktübersicht - Kopie.xlsx“. Ändere keine bereits vorhandenen Produkte. Wenn eine Artikelnummer schon existiert oder du dir bei einem Feld nicht sicher bist, überspringe den Datensatz und lege eine Liste der betreffenden Produkte in deinem Ordner ab.
Allerdings ist die Bedienung einer Benutzeroberfläche naturgemäß fehleranfälliger als der direkte Zugriff auf strukturierte Daten. Ein Button kann an eine andere Position verschoben worden sein, ein unerwartetes Dialogfenster erscheinen oder ein Programm langsamer reagieren als üblich. Entsprechend sinnvoll ist es, ChatGPT zunächst mit überschaubaren Aufgaben zu betrauen und bei kritischen Änderungen eine Freigabe erforderlich zu machen.
Dateien, die Sie bearbeiten lassen, sollten ChatGPT immer nur als Kopie vorliegen. Erst wenn Sie sicher sind, dass alles passt, überschreiben Sie die Originaldatei.
Den Webbrowser nutzen (Apps bedienen, Formulare ausfüllen)
Dasselbe Prinzip funktioniert im Webbrowser – schließlich handelt es sich dabei auch nur um eine App. Natürlich bietet diese besonders vielfältige Einsatzmöglichkeiten, da man damit auf das gesamte Internet zugreifen und andere, browserbasierte Programme bedienen kann.
Ein erstaunlich großer Teil moderner Bürosoftware ist eigentlich nur eine Website: Neben Software-as-a-Service-Plattformen sind auch Kundenportale, Kalkulatoren und Buchungsstrecken für viele Menschen ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags.
Ein Prompt für die Browserbedienung sieht ganz ähnlich aus wie ein Prompt für ein lokal installiertes Programm, beispielsweise so:
Öffne die Datei „Produktdaten.xlsx“ und das bereits aufgerufene Händlerportal im Browser. Lege für jedes Produkt aus der Tabelle einen neuen Eintrag an. Übertrage Artikelnummer, Produktname, Kategorie und Listenpreis. Wenn ein Produkt bereits vorhanden ist oder Angaben fehlen, nimm keine Änderung vor und liste mir die betreffenden Produkte anschließend auf. Veröffentliche keine unvollständigen Einträge ohne meine Freigabe.
Beachten Sie, dass ChatGPT sowohl Ihren als auch einen eigenen Browser nutzen kann. Wenn kein Login notwendig ist, um eine Aufgabe zu erfüllen, weisen Sie die KI an, sich auf die eigenen Tools zu beschränken.
Bilderserien erstellen und in einem lokalen Ordner ablegen
Ein einzelnes KI-Bild ist schnell generiert. Das Ergebnis ist oft brauchbar – wenn man keine besonderen Ansprüche stellt.
Es kann jedoch vorkommen, dass Sie etwas ganz Bestimmtes benötigen, beispielsweise mehrere Illustrationen für einen Blogartikel, Varianten eines Motivs oder eine Serie von Social-Media-Grafiken. Im normalen Chat müssten Sie diese Bilder nacheinander erzeugen und herunterladen. Außerdem ist nicht garantiert, dass ChatGPT die Bilder aufeinander abstimmt. Auch das aktuelle Modell hat noch Schwierigkeiten mit der stilistischen Konsistenz.
Mit ChatGPT Work können Sie daraus einen zusammenhängenden Arbeitsauftrag machen. Sie könnten beispielsweise die Titel Ihrer Blogartikel auflisten und schreiben:
Erstelle für diese 10 Artikel jeweils ein passendes Headerbild im gleichen visuellen Stil. Verwende das Format 16:9, keine Schrift im Bild, wenig Details, Hauptmotiv in der rechten Hälfte. Speichere die fertigen Bilder anschließend im Ordner „Bilder/Website/Blogartikel/2026„ und benenne sie nach dem Muster “Featured Image [Titel des Artikels]“.
Sie können in einem solchen Prompt die verschiedensten Vorgaben machen. Zum Beispiel, dass alle Motive dieselbe Perspektive oder einen ähnlichen Farbton (auch in Form von Farbcodes definierbar) haben sollen. Ein bereits vorhandenes Bild kann als Referenz dienen.
Aus den Arbeitsschritten, die Sie früher einzeln prompten mussten, wird durch ChatGPT Work ein Prozess, der weitestgehend im Hintergrund läuft. Je nach Freigabemodus wird ChatGPT Sie zwischendurch um Ihr Okay bitten, etwa dafür, die Bilder in dem lokalen Ordner abzulegen. Trotzdem sparen Sie insgesamt viel Zeit.
Natürlich sollten Sie die Ergebnisse auch hier kontrollieren. Generative KI kann immer noch Details produzieren, die zwar auf den ersten Blick plausibel aussehen, bei genauerem Hinsehen aber nicht stimmen.
Websites gestalten und hosten
Eine Projektübersicht fürs Team, ein Online-Konfigurator, ein interaktives Reporting: Manchmal ist eine kleine Website das passende Format, um Informationen übersichtlich bereitzustellen. Mit ChatGPT Work können Sie solche Seiten erstellen, und das ohne jegliche Programmierkenntnisse.
Sie beschreiben einfach, für wen die Website gedacht ist, welche Inhalte sie enthalten soll und wie Sie sich die Gestaltung vorstellen. ChatGPT erstellt daraus eine sogenannte Site und hostet diese. Als Grundlage können auch Dokumente (beispielsweise das Corporate-Design-Handbuch), Tabellen oder Präsentationen dienen. ChatGPT Work übernimmt alle notwendigen Arbeitsschritte:
- die Unterlagen sichten,
- relevante Informationen extrahieren,
- die Seitenstruktur planen,
- die Funktionalität sicherstellen und
- das Design anpassen.
Der Prompt könnte beispielsweise so aussehen:
Erstelle aus den Dateien im Ordner „Sales-Unterlagen„ eine interne Website für unser Vertriebsteam als Site. Zeige auf der Startseite unsere fünf Produktgruppen. Erstelle für jede Produktgruppe eine Unterseite mit Beschreibung, Zielgruppe, den drei wichtigsten Verkaufsargumenten und Links zu relevanten Seiten auf unserer öffentlichen Website. Orientiere dich beim Design am CD Manual im Ordner “Allgemeines“. Verwende ausschließlich Informationen aus den bereitgestellten Dateien. Zeige mir zunächst eine Vorschau, bevor du die Seite liveschaltest.
Wenn ChatGPT Work eine erste Version der Site erstellt hat, prüfen Sie diese und beauftragen Änderungen wie: „Kürze die Produktbeschreibungen“, „Ergänze eine Suchfunktion“ oder „Hebe die Verkaufsargumente stärker hervor“. So entwickeln Sie die Website im Dialog mit der KI kontinuierlich weiter, bis sie Ihnen gefällt.
Doch das ist noch nicht alles.
Zu einer fertigen Website gehört natürlich auch das Hosting – also die Bereitstellung auf einem Server, damit man sie im Browser aufrufen kann. ChatGPT Work kann neuerdings auch diesen Schritt übernehmen.
Auf diese Weise lassen sich auch sehr spezifische Website-Visionen schnell und einfach verwirklichen.
Zahlen, Daten, Fakten zu ChatGPT Work
Wie relevant agentische KI für die (Wissens-)Arbeit tatsächlich ist, lässt sich inzwischen anhand von Zahlen einordnen.
- OpenAI veröffentlichte ChatGPT Work im Juli 2026 und gab bereits kurz danach an, dass es mehr als 5 Millionen Nutzer pro Woche gebe. Im August meldete OpenAI 20 Millionen aktive Nutzer, allerdings wurde bei dieser Zahl nicht angegeben, wie viele dieser Nutzer das Tool regelmäßig verwenden.
- Laut Stanford AI Index nutzten 2024 bereits 78 % der befragten Unternehmen KI. Im Vorjahr waren es noch 55 %. Der Anteil der Unternehmen, die generative KI in mindestens einem Geschäftsbereich im Einsatz hatten, stieg innerhalb eines Jahres von 33 auf 71 %.
- Eine im Quarterly Journal of Economics veröffentlichte Studie mit 5.179 Kundenservice-Mitarbeitern ergab, dass ein generativer KI-Assistent die Zahl der pro Stunde gelösten Fälle im Durchschnitt um 14 % erhöhte, bei weniger erfahrenen beziehungsweise leistungsschwächeren Mitarbeitern sogar um 34 %.
- Für den Microsoft Work Trend Index 2025 wurden 31.000 Menschen in 31 Ländern befragt. 82 % der Führungskräfte erwarteten, innerhalb der folgenden 12 bis 18 Monate „digitale Arbeitskräfte“ einzusetzen, und 46 % gaben an, Agenten bereits zur vollständigen Automatisierung von Prozessen zu verwenden.
- Das PwC AI Jobs Barometer 2026 basiert auf der Auswertung von mehr als einer Milliarde Stellenanzeigen und zeigt, dass Stellen mit KI-Kenntnissen als expliziter Anforderung um 69 % zugenommen haben und dass KI-Kenntnisse im Durchschnitt mit einem Gehaltsaufschlag von sage und schreibe 62 % verbunden waren.
- Laut dem „Future of Jobs Report 2025“ des World Economic Forums planen 77 % der befragten Arbeitgeber, ihre Mitarbeiter für die Veränderungen durch KI weiterzubilden, während 41 % aufgrund der Automatisierung bestimmter Aufgaben mit einem Abbau von Stellen rechnen.
Sie sehen: Es wird viel geforscht zu diesem noch recht jungen Thema. Und das, obwohl durchaus die Möglichkeit besteht, dass die aktuellen State-of-the-Art-Modelle und ihre Einsatzmöglichkeiten schon bald überholt sein werden und sich die Rahmenbedingungen schnell ändern könnten.
Denken Sie immer daran: Was Sie heute nutzen, ist die schlechteste KI, die es jemals geben wird. Man darf gespannt sein, wie sich das Feld entwickelt und welche Zahlen, Daten und Fakten wir in einem zukünftigen Artikel dieser Art sehen werden.
Häufig gestellte Fragen zu ChatGPT und Personal Agentic AI
Zum Schluss wollen wir noch einige FAQs zu den Themen dieses Artikels beantworten.
Für welche ChatGPT-Tarife ist ChatGPT Work verfügbar?
ChatGPT Work wird im Webbrowser und auf Mobilgeräten für alle kostenpflichtigen Tarife außer Go angeboten.
Es ist allerdings nicht auszuschließen, dass OpenAI die Funktionen irgendwann für alle Nutzer ausrollen wird, wie es in der Vergangenheit für viele Premium-Features geschehen ist.
Muss ich für ChatGPT Work ein zusätzliches Programm auf dem PC installieren?
Nicht unbedingt. ChatGPT Work funktioniert auch im Web und in der mobilen ChatGPT-App.
Die Desktop-App für Windows oder macOS brauchen Sie erst, wenn ChatGPT (mit Ihrer Zustimmung) auf lokale Dateien oder Programme zugreifen soll.
Ein großer Vorteil der Desktop-App besteht jedoch darin, dass Sie Browser- und Desktop-App in unterschiedlichen Modi halten können (Web für Chat, Desktop für Work) und nicht jedes Mal switchen müssen. Außerdem bietet die Desktop-App eine Reihe weiterer Funktionen und Einstellungsmöglichkeiten, weshalb wir empfehlen, sie zumindest einmal auszuprobieren.
Arbeitet ChatGPT Work auch weiter, wenn ich nicht vor dem Computer sitze?
Teilweise.
Cloudbasierte Work-Aufgaben können einmalig, nach einem Zeitplan oder – bei unterstützten Anwendungen – durch ein Ereignis ausgelöst werden, also ohne Beteiligung Ihrerseits. Für geplante Aufgaben lassen sich Push- und E-Mail-Benachrichtigungen aktivieren, sodass Sie darüber in Kenntnis gesetzt werden, wenn ChatGPT Work eine Aufgabe bearbeitet.
Eine ausschließlich lokal auf Ihrem Computer ausgeführte Aufgabe wird allerdings nicht ausgeführt, wenn das Gerät nicht eingeschaltet und für ChatGPT Work verfügbar ist.
Welche Plattformen und Apps kann ich mit ChatGPT Work verbinden?
Externe Dienste werden in ChatGPT meist über Plugins angebunden. Welche Plattformen und Apps und welche Funktionen Sie tatsächlich verwenden können, hängt von einer Reihe von Faktoren ab.
Werfen Sie einfach mal einen Blick in das (zugegebenermaßen sehr umfangreiche) Plugin-Verzeichnis und entscheiden Sie dann, welche Verknüpfungen a) sinnvoll und b) risikoarm sind.
Bekommt ChatGPT automatisch Zugriff auf meine Dateien und Unternehmensdaten?
ChatGPT kann nur innerhalb der von Ihnen gewährten Berechtigungen arbeiten. Diese sollten Sie in aller Ruhe konfigurieren. Im Zweifelsfall ziehen Sie Kollegen hinzu, etwa aus der IT oder der Rechtsabteilung, damit alles korrekt eingestellt ist, bevor Sie ChatGPT Work mit den ersten Aufgaben betrauen.
Werden Unternehmensdaten aus ChatGPT Work zum Training der KI verwendet?
Bei ChatGPT Business, Enterprise und Edu verwendet OpenAI die Daten des Unternehmens – einschließlich Ein- und Ausgaben – standardmäßig nicht zum Training oder zur Verbesserung seiner Modelle.
Dennoch müssen Sie sich an die Richtlinien Ihres Unternehmens halten. Es ist sehr wahrscheinlich, dass diese beispielsweise die Eingabe von personenbezogenen oder urheberrechtlich geschützten Daten sowie Betriebsgeheimnissen strikt untersagen.
Für persönliche Tarife wie Free, Go, Plus und Pro gelten andere Regeln, was die Nutzung von Input und Output als Trainingsdaten betrifft. Hier sollten Sie ganz genau hinsehen, was OpenAI mit Ihren Daten tun darf und welche Use Cases aus diesem Grunde für Sie nicht in Frage kommen.
Kann ich ChatGPT Work einfach mal ausprobieren?
Ob und in welchem Umfang Sie ChatGPT Work bei der Arbeit einsetzen können und dürfen, hängt vom verfügbaren Tarif und von den Vorgaben und Zugriffsrechten Ihres Unternehmens ab. In verwalteten Workspaces können Administratoren verschiedene Berechtigungen einschränken, und die internen Datenschutz-, Compliance- und KI-Richtlinien Ihres Unternehmens gelten unabhängig davon weiterhin.
Wenn Sie nicht sicher sind, ob ChatGPT Work erlaubt ist, sprechen Sie zunächst mit jemandem, der es Ihnen eindeutig sagen kann. Lassen Sie sich konkrete Vorgaben auflisten, was Sie mit einem solchen KI-System tun dürfen und was nicht, auch damit Sie sich notfalls später darauf berufen können.
Fazit
Mit ChatGPT Work entwickelt sich KI vom Gesprächspartner zum Mitarbeiter – jedenfalls in Grundzügen.
Der große Fortschritt liegt dabei nicht unbedingt in einzelnen Funktionen, die seit der Veröffentlichung von ChatGPT im November 2022 hinzugekommen sind, sondern in der Möglichkeit, mehrere mehr oder weniger überschaubare Aufgaben nacheinander abzuarbeiten und so zu einem Prozess zusammenzufassen. Informationen suchen, Dateien öffnen, Daten vergleichen, Inhalte erstellen, Ergebnisse als PDF ablegen: Das alles war schon vorher möglich, nun aber eben auch verkettet, mit einem übergeordneten Ziel, das der KI-Agent innerhalb seiner a) modellinhärenten und b) nutzerdefinierten Grenzen eigenständig verfolgt.
Besonders interessant ist das für Aufgaben, die bisher durchs Raster klassischer Automatisierung gefallen sind, weil sie zu selten vorkamen oder nicht vollständig standardisiert werden konnten.
Eine Aufgabe an die Personal Agentic AI zu delegieren, bedeutet allerdings nicht, dass für den Menschen gar nichts mehr zu tun wäre. Zugriffsrechte sollten wohlüberlegt vergeben, kritische Aktionen sorgfältig geprüft und Ergebnisse streng kontrolliert werden. Je sensibler die Daten und je größer die möglichen Folgen eines Fehlers, desto mehr Überwachung des KI-Systems ist nötig.
In einigen Fällen wird es letztendlich effizienter bleiben, Aufgaben selbst zu erledigen. In anderen kann die KI teilweise unterstützen und der Prozess durch einen „Human in the Loop“-Schritt abgesichert werden. Mit der Zeit werden Sie richtig einschätzen können, wo ein KI-Agent wirkliche Vorteile bringt und wo nicht.
Der beste Einstieg ins Thema Personal Agentic AI besteht nicht in dem Versuch, einen komplexen Prozess zu automatisieren. Suchen Sie stattdessen nach einer kleinen, lästigen Aufgabe in Ihrem Arbeitsalltag, die aus mehreren einfachen Schritten besteht. Probieren Sie aus, ob ChatGPT Work diese übernehmen kann und verlässliche Ergebnisse liefert. Wenn das funktioniert, nehmen Sie sich die nächste Aufgabe vor. So entsteht aus vielen kleinen Erleichterungen nach und nach eine völlig neue Art zu arbeiten.
Autoren-Vita
Patrick Wunsch ist Senior Marketing Manager und KI-Beauftragter der MBmedien Group. Er fokussiert sich seit 10 Jahren auf Content Creation, testet regelmäßig neue Plattformen, Apps und Tools und interessiert sich für die Einsatzmöglichkeiten innovativer Technologien sowohl im Arbeitsalltag als auch für private Projekte.