Premium-KI für den Mittelstand: 9 praktische Tools für kleine Budgets
Autor: Patrick Wunsch
Senior Marketing Manager & KI-Beauftragter
Kostenlose KI-Tools kann jeder nutzen – auch der Wettbewerb. Enterprise-Lösungen hingegen sind teuer oder werden schnell zum IT-Projekt. Dazwischen liegt der Bereich, der für den Mittelstand besonders interessant ist: KI-Tools, die mit kleinem Budget sofort einsetzbar sind und trotzdem echte Vorteile bringen.
Dieser Artikel stellt 9 Tools vor, die in 3 Bereichen praktische Funktionen bieten:
- Texte, Bilder, Videos
- Automatisierung und Steuerung
- Interne und externe Kommunikation
Sie erhalten hier nicht nur einen Überblick über die Möglichkeiten, sondern auch eine ehrliche Einschätzung, wann sich der Einstieg in einen kostenpflichtigen Premium-Plan wirklich lohnt.
Ein letzter Hinweis, bevor wir starten: Wir beschränken uns auf den jeweils günstigsten Premium-Plan des Anbieters. Sie wollen Ihrem Wettbewerb zwar voraus sein, aber das Tool zunächst einmal in der Praxis erproben. Wenn es funktioniert und Sie klare Vorteile erkennen, können Sie jederzeit upgraden.
Texte, Bilder, Videos
KI-Content, also Text-, Bild- und Videogenerierung, ist der Bereich, in dem die meisten Unternehmen beginnen – und in dem der Unterschied zwischen kostenlosen und bezahlten Features oft deutlich spürbar ist.
Claude
Von Claude haben Sie sicher schon gehört: Es handelt sich um den LLM-Chat des OpenAI-Konkurrenten Anthropic, der sich besonders gut eignet für:
- ansprechende, nuancierte Texte;
- modern designte Websites im HTML-Format;
- Coding, insbesondere von kleinen Apps und
- Analyse von komplexen Diagrammen und umfangreichen Daten.
Aktuell liegen die großen LLM-Chats (dazu zählen ChatGPT, Claude, Gemini, Grok, Mistral, DeepSeek, Qwen und einige weitere) in diesen Bereichen in Benchmarks und User-Bewertungen meist nur wenige Punkte auseinander. Für den einen oder anderen Use Case kann die Wahl des Tools jedoch den Unterschied machen.
Die bezahlte Version von Claude, Claude Pro, kostet 15 EUR pro Monat. Ihr Vorteil besteht vor allem in höheren Kapazitäten und dem Zugriff auf besonders rechenintensive, aber leistungsstarke Funktionen. Das lohnt sich für jeden, der regelmäßig lange Blogartikel und Whitepaper schreibt, Dokumente analysiert oder Routineaufgaben durch eine selbst “programmierte” (das heißt: durch Vibe Coding erstellte) Applikation vereinfachen will.
Nicht ideal ist Claude, wenn Sie Bilder generieren wollen oder besonders umfangreiche Webrecherchen durchführen wollen – für diese Use Cases würden wir aktuell Gemini beziehungsweise Perplexity empfehlen.
Canva
Canva ist mehr als eine Bibliothek für Instagram-Vorlagen. Es ist ein Vorreiter in puncto Grafik-KI und bietet unter anderem Funktionen für Bildgenerierung, Hintergrundentfernung und automatische Layoutanpassungen für verschiedene Formate. Für Teams ohne eigenen Designer oder nennenswertes Agenturbudget ist Canva oft die beste Lösung.
Wenn der Pro-Plan – 110 EUR pro Jahr – nicht ausreicht, können Sie auf den Business-Plan upgraden, der mit 170 EUR pro Jahr kostet. Der Business-Plan bietet zusätzliche Funktionen, die vor allem darauf abzielen, mit Kollegen in Canva zusammenzuarbeiten. Beachten Sie jedoch, dass jeder User einen eigenen Account mit Business-Plan benötigt.
Interessant ist außerdem die Affinity-Integration. Die (neuerdings kostenfreie!) Designsoftware des britischen Anbieters Serif hat sich in den letzten Jahren als starker Adobe-Herausforderer positioniert und erlaubt nun die Nutzung von Canva-Pro-Funktionen direkt im Programm.
Jasper
Jasper ist auf Marketing-Content spezialisiert: Anzeigentexte, Landingpages, Blogartikel, Newsletter und vieles andere mehr. Der Vorteil gegenüber generischen Tools wie ChatGPT – und auch Claude – besteht vor allem darin, dass Jasper mit Templates arbeitet, die speziell auf die gängigen Formate zugeschnitten sind. Das Tool lässt sich zudem auf die eigene Marke trainieren – mit Wissensdatenbank, Zielgruppen und Tonalität.
Damit eignet sich Jasper vor allem für Marketing-Teams, die Content in hohem Volumen produzieren wollen.
Der Pro-Plan kostet 59 USD pro Monat (ca. 51 EUR). Der Plan ermöglicht es Ihnen, 2 Brand Voices, 5 Datensätze mit Informationen und 3 Zielgruppen einzustellen. Für die meisten mittelständischen Use Cases sollte das ausreichen.
Automatisierung und Steuerung
Im Bereich der Prozessoptimierung und des Projektmanagements können KI-Tools oft besonders große Effizienzgewinne bringen. Nicht jede Verbesserung ist spürbar – doch die eingesparte Zeit summiert sich schnell, wenn man das Potenzial ausschöpft.
Make
Make (früher Integromat) verbindet Apps und automatisiert die verschiedensten Prozesse. In vielen Fällen sind dafür keinerlei Programmierkenntnisse notwendig, lediglich ein gewisses Verständnis, wie digitale Datenverarbeitung funktioniert.
Doch schon dann bietet Make eine hohe Flexibilität. Möglich sind beispielsweise:
- Trigger (Wann oder wodurch werden Prozesse ausgelöst?)
- Bedingungen (Wenn A, dann B, sonst C)
- Schleifen (Für jedes Element X, tu Y)
- Datenverarbeitung (z. B. Tabellen filtern oder Listen zusammenführen)
- E-Mails (z. B. als Status-Update)
Natürlich ist auch die Integration von künstlicher Intelligenz möglich, indem beispielsweise GPT-5 via API angebunden wird. Das hilft vor allem bei komplexen oder nicht ganz eindeutigen Fragestellungen. Zum Beispiel könnten Sie Datensätze mittels KI kategorisieren und je nach Kategorie unterschiedliche Prozesse anstoßen.
Besonders nützlich ist Make für alle, die immer wieder manuell Daten zwischen verschiedenen Systemen übertragen müssen, etwa für Reportings oder das Update von Lead- und Kundendaten.
Der günstigste Premium-Plan, “Core”, bietet für 9 USD pro Monat (ca. 7,80 EUR) die 10fache Kapazität des kostenlosen Plans (10.000 Credits statt 1.000 Credits pro Monat), Zugriff auf die Make API sowie minutengenaue Zeitpläne für Automatisierungen (statt viertelstündlicher Intervalle). Letzteres kann für bestimmte Arten von Automatisierungen entscheidend sein, beispielsweise im Bereich der Lagerverwaltung oder bei der Beantwortung von Anfragen. Auch die Datentransfer-Limits werden für “Core”-Nutzer angehoben.
Fireflies.ai
Fireflies nimmt als KI-Agent an Meetings teil, transkribiert sie in Echtzeit und erstellt automatisch eine Zusammenfassung mit Aufgaben und nächsten Schritten. Die Qualität der Transkription ist auf einem hohen Niveau, auch auf Deutsch.
Fireflies kann ein extrem nützliches Tool sein, wenn Sie regelmäßig an Meetings teilnehmen, in denen es um komplexe Fragen geht, vor allem wenn Sie viel Zeit mit der Nachbereitung verbringen.
Der Pro-Plan (10 USD pro Monat, also ca. 8,70 EUR) bietet unbegrenzte KI-Zusammenfassungen, mehr Speicherplatz, Integrationen und einiges mehr.
Achtung: Ungeeignet ist Fireflies natürlich für Gespräche über sensible Themen. Wie bei jeder Art von Aufzeichnung müssen Sie unbedingt den Datenschutz gewährleisten und die Einwilligung der Teilnehmer einholen und dokumentieren.
Notion
Notion ist vielen als übersichtliches Wissens- und Projektmanagement-Tool bekannt – mit umfangreicher Textformatierung, Datenbanken, der Möglichkeit zum Dateiupload und vielem mehr.
Doch schon seit geraumer Zeit stehen zahlenden Nutzern verschiedene KI-Funktionen zur Verfügung. Damit können Sie beispielsweise …
- Texte schreiben,
- Texte zusammenfassen,
- Texte umformulieren (kürzer, länger, professioneller, lockerer),
- Texte übersetzen,
- die Rechtschreibung und Grammatik prüfen,
- Aufgaben extrahieren oder
- Fragen zum gesamten Workspace stellen.
Für wen ist das nützlich? Vor allem natürlich für Teams, die Notion bereits im Einsatz haben oder nach einer zentralen Plattform für das Wissens- und Projektmanagement suchen.
Um Notion AI nutzen zu können, benötigen Sie mindestens den Business-Plan, der 19,50 EUR pro Monat kostet.
Interne und externe Kommunikation
Für die Kommunikation zwischen Systemen (meist Daten), zwischen Mitarbeitern (Koordination jeglicher Art) sowie zwischen Unternehmen und Kunden (etwa im Support) gibt es ebenfalls einige sehr praktische KI-Tools für kleine Budgets.
Mindee
Mindee ist auf die automatische Extraktion von Daten aus Dokumenten spezialisiert – zum Beispiel aus Rechnungen, Belegen oder Verträgen. Das funktioniert sogar bei schlechter Scanqualität.
Der günstigste Plan – “Starter” – kostet 44 EUR im Monat und erlaubt es Ihnen, 500 Seiten mittels KI auszuwerten. Jede zusätzliche Seite kostet 5 Cent.
Wenn Sie oft mit langen und/oder komplizierten Dokumenten arbeiten, darin bestimmte Informationen suchen und diese in bestimmte Systeme übertragen, kann Mindee Ihren Arbeitsalltag bedeutend vereinfachen.
Mindee eignet sich auch für spezielle Arten von Dokumenten, wenn Sie das Tool mittels docTI (Document Tailored Intelligence) selbst darauf trainieren. So könnten Sie beispielsweise auswerten:
- Garantiescheine
- Konformitätserklärungen
- Laborberichte
- Lieferscheine
- Prüfprotokolle
- Reisekostenabrechnungen
- Stücklisten
- Zolldokumente
Sie können unbegrenzt viele eigene Modelle trainieren.
Chatbase
Erhalten Sie immer wieder Kundenanfragen, die sich zwar schnell und einfach beantworten lassen, in der Summe aber trotzdem viel Zeit kosten?
Dann könnte Chatbase die Lösung sein.
Das Tool ermöglicht es Ihnen, einen KI-Chatbot zu erstellen – auch hier: ohne Programmierkenntnisse –, der die Kommunikation mit (potenziellen) Kunden für Sie übernimmt.
Um den Chatbot mit Wissen über Ihr Unternehmen und Ihre Lösungen auszustatten, laden Sie einfach Informationen in Textformaten hoch – Word-Dokumente, PDF-Dateien, Website-URLs. Geben Sie dem Chatbot alles mit, was Sie auch einem menschlichen Berater zur Verfügung stellen würden.
Die KI analysiert diese Informationen und kann sie anschließend zu Rate ziehen, wenn sie auf entsprechende Fragen antwortet.
Der günstigste Plan ist der sogenannte “Hobby”-Plan: 32 USD pro Monat (ca. 27,40 EUR). Mit diesem kann der Chatbot jeden Monat 500 Antworten geben – das zehnfache Kontingent des kostenlosen Plans. Das nimmt Ihrem Customer Support bereits viel Arbeit ab.
Auch die Qualität der Antworten können Sie mit dem bezahlten Plan steigern: Zum einen erhalten Sie Zugriff auf die leistungsstarken Modelle der großen Anbieter, zum anderen können Sie 10 MB (statt 400 KB) an Informationen in die Wissensdatenbank hochladen. Auch Integrationen und Analysen sind nun möglich.
DeepL
DeepL – eine deutsche Entwicklung – gilt als eines der besten Übersetzungstools. Es funktioniert ähnlich wie der Google-Übersetzer – Textbox für den Input links, Textbox für den Output rechts, darüber die Auswahl der Sprachen –, hat sich jedoch in den Augen vieler längst gegen das Tool des Tech-Giganten durchgesetzt.
Weniger bekannt ist, dass DeepL inzwischen auch als KI-Schreibassistent eingesetzt werden kann: Mit DeepL Write lassen sich Texte umformulieren, wobei sowohl auf Wort- als auch auf Satzebene Alternativen vorgeschlagen werden.
DeepL Translator und DeepL Write stehen kostenlos zur Verfügung. Es kann sich jedoch lohnen, für DeepL Pro zu zahlen. Im “Individual”-Plan kostet das 7,49 EUR pro Monat.
Was bietet der Plan?
Zunächst einmal verspricht DeepL, die eingegebenen und ausgegebenen Texte nicht für das Modelltraining zu verwenden. Nicht selten dürfte das der entscheidende Faktor sein, wenn es darum geht, ob man KI-basiert oder manuell an einer Übersetzung oder einem stilistischen Feinschliff arbeiten möchte.
Darüber hinaus können mit DeepL Pro nicht nur Textpassagen, sondern ganze Dokumente übersetzt werden – bis zu 3 pro Monat. Auch die Anrede (formell/informell) kann nun ausgewählt werden. Im Glossar lassen sich zudem Übersetzungen für bestimmte Begriffe festlegen.
DeepL Pro lohnt sich besonders für Unternehmen, die regelmäßig mit internationalen Kunden, Mitarbeitern oder Partnern kommunizieren und zu diesem Zweck nicht nur kurze E-Mails, sondern gelegentlich auch ganze Dokumente in einem ansprechenden Stil übersetzen müssen.
Fazit
KI-Tools müssen nicht teuer sein, um echten Mehrwert zu schaffen. Die vorgestellten Lösungen zeigen: Schon mit einem überschaubaren Budget lassen sich beispielsweise Medien gestalten, Routineaufgaben automatisieren und Daten extrahieren.
Entscheidend ist nicht, möglichst viele Tools einzusetzen, sondern die richtigen – also jene, die am besten zu den eigenen Bottlenecks passen.
Unser Tipp für den Start: Wählen Sie ein einziges Tool aus, das einen konkreten Pain Point in Ihrem Arbeitsalltag adressiert, testen Sie es einen Monat lang konsequent – und ziehen Sie dann ein ehrliches Fazit. Wiederholen Sie dieses Vorgehen in regelmäßigen Abständen, zum Beispiel einmal im Monat. So bauen Sie sich mit der Zeit genau den KI-Stack auf, den Sie brauchen und mit dem Sie sich gegen die Konkurrenz durchsetzen.
Autoren-Vita
Patrick Wunsch ist Senior Marketing Manager und KI-Beauftragter der MBmedien Group. Er fokussiert sich seit 10 Jahren auf Content Creation, testet regelmäßig neue Plattformen, Apps und Tools und interessiert sich für die Einsatzmöglichkeiten innovativer Technologien sowohl im Arbeitsalltag als auch für private Projekte.